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Das persönliche Angebot per email

Wer einen Shop betreibt, vor allem größere Mengen an Artikeln anbietet, wird irgendwann eine Anfrage per email erhalten mit Inhalt wie beispielsweise:“
Wenn ich von diesem Artikel 10 Stück nehme, was können Sie mir für einen Preis machen?”

Die meisten Shop-Lösungen sind in der Lage selbständig nach eigenen Vorgaben Nachlässe zu gewähren.Beispielsweise kann man Staffeln definieren, nach dem Prinzip:

• Ab 5 Stück 6 Euro
• Ab 10 Stück 5 Euro
• Über 50 Stück 3 Euro

Aber auch Modelle wie folgende sind denkbar:

• Ab 5 Stück 0% Nachlass
• Ab 10 Stück 15% Nachlass
• Über 50 Stück 25% Nachlass

Andere Shop-Systeme bieten beispielsweise auch versandkostenfreie Lieferung ab einem bestimmten Bestellwert an.Was aber nun, wenn das Shop-System diese Möglichkeit nicht bietet oder aber der Kunde unbedingt ein persönliches Angebot wünscht.
Auch ist es natürlich möglich, dass ein Artikel angefragt wird, der im Shop nicht zu finden ist.
Bei großen Firmen, Institutionen und Behörden ist es normal, dass vor Auftragserteilung ein Angebot eingeholt wird, das hat organisatorische Hintergründe.

Vorab zwei ganz wichtige Grundsätze:
Ein Angebot kann immer nur dann persönlich sein, wenn der Empfänger auch mit Name und Anschrift bekannt ist
Ein von uns an einen Kunden gesendetes Angebot ist im Unterschied zu den Angeboten im Shop verbindlich
Im ecommerce ist es natürlich so, dass wir keine Angebote per Post zu versenden brauchen.
Sinn macht dies bei grösseren Firmen oder aber wenn man “Eindruck” hinterlassen möchte.Ansonsten ist es natürlich so, dass wir unser Angebot per email versenden werden.Hier brauchen wir zwar keine förmliche DIN-Norm einzuhalten, nichtsdestotrotz müssen hier natürlich die wichtigsten Informationen hinterlegt sein.

Was gehört in ein Angebot hinein ?

• Absender:

  
  Wer sind wir ? Wer ist der Bearbeiter, wie ist dieser ausser per email zu erreichen ?

• Preis:

  
  Wie hoch ist der Preis ? Auch wenn dies im B2C als selbstverständlich gilt sollte man immer hervorheben ob der genannte Preis inkl. oder aber zuzüglich Mehrwertsteuer ist. Ist dieser Preis an eine Abnahmemenge gebunden so sollte diese natürlich auch genannt werden

• Versandkosten:

  
  Wie hoch sind die Versandkosten ? Wichtig: Wenn die Preisangabe der Artikel netto, also ohne Mehrwertsteuer erfolgt, so sollte dies auch beim Versand so sein. Am besten man weist bei jeder Preisnennung auf die Mehrwersteuer hin

• Lieferzeit:

  
  Wie schnell wird der Artikel geliefert ?

• Zahlungsbedinungen:

  
  Wie kann der Kunde zahlen ? Wird bei bestimmten Zahlungsmethoden ein Nachlass gewährt ? Auch wenn kein Nachlass gewährt wird so schützen Floskeln wie “Weitere Nachlässe sind nicht möglich” vor unnützen und zeitraubenden Rückfragen

• Verbindlichkeit:

  
  Da unser Lagerbestand sicherlich nicht unbegrenzt ist macht es Sinn, das Angebot zeitlich zu befristen, ein Zeitraum von 7-14 Tagen ist hier üblich.

• Datum:

  
  Wann wurde dieses Angebot erstellt ? Wir sollten uns nicht auf das Versanddatum der email verlassen, das Datum sollte separat in der email vermerkt werden.

• Bestellart:

  
  Wie kann der Kunde bestellen ? Per Telefon, Fax, Brief oder aber per email ?

Floskeln wie “Dieses Angebot ist unverbindlich” oder aber “Angebot je nach Verfügbarkeit” sollte man sich sparen.
Zum einen sind diese je nach Auffassung ungültig und zum anderen wirkt man dadurch eher unseriös.

Viele Auftragsverwaltungen und Faktura-Systeme bieten auch die Möglichkeit, Angebote zu erstellen.
Hier hat das Angebot eine eher tabellarische und sachliche Darstellung.

Hier hingegen soll demonstriert werden wie ein frei geschriebenes, eher formloses Angebot ausehen kann.

Beispiel für ein „frei geschriebenes“ Angebot:

Firma Meier emailadresse: faktura@meierfirma Meierstrasse 12 12345 Meierhausen Max Mustermann Kundengasse 123 54321 Kundenheim Sehr geehrter Herr Mustermann, wir bedanken uns für Ihr Interesse an unseren Artikeln und freuen uns Ihnen dieses Angebot unterbreiten zu können: 10 x Artikel “Supergut” á 5 Euro Versandkosten betragen pauschal 5 Euro. Alle hier genannten Preise verstehen sich inkl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Als Zahlungsmethoden bieten wir Ihnen Vorabüberweisung oder aber PayPal an, bitte haben Sie Verständnis dafür dass weitere Nachlässe nicht gewährt werden können. Der Versand erfolgt binnen 3 Werktagen nach Zahlungseingang. An dieses Angebot fühlen wir uns bis zum 01.09.2011 gebunden. Eine mögliche Bestellung erwarten wir als email. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Meier unter der Rufnummer 0123 - 123123 oder aber per email unter faktura@meierfirma zur Verfügung. Wir freuen uns schon jetzt auf Ihre Bestellung und verbleiben mit freundlichen Grüßen Franz Meier, Meierhausen am 13.08.2011

GANZ WICHTIG:
Es versteht sich von selbst, dass die aufgeführten Artikel in der beschriebenen Menge auch bis zum Ende der Gültigkeit des Angebots verfügbar sein müssen.
Bedeutet, wenn ein Kunde in unserem Beispiel am 20.03.2011 seine Bestellung aufgibt, müssen wir zu diesem Zeitpuntk natürlich auch noch zehnmal den Artikel “Supergut” haben !
Bei grossen Lagerbeständen sollte dies kein Problem sein, bei kleineren Mengen macht es vielleicht Sinn den Bestand im Onlineshop zu reduzieren bzw. die Menge zu reservieren.

Soll Ihr Angebot auch ankommen und lesbar sein so sollten Sie folgende Punkte berherzigen:

• Verfassen Sie Ihr Angebot, wie übrigens auch Ihre sonstigen emails, als reine Text-Email.
• Verzichten Sie auf Grafiken etc, sodas Ihre Mail so ankommt wie Sie diese schreiben.
• Einige Mailprogramme haben Probleme mit gestalteten emails oder aber blockieren die Inhalte
  Ihr Angebot sollte wie erwähnt als reine Textemail ankommen.
  Vermeiden Sie Ihr Angebot als Word- oder aber PDF-Datei anzuhängen - Oder können Sie sich zu 100% sicher sein, dass der Empfänger auch wirklich Word oder aber einen PDF-Betrachter installiert hat ?
  Auch hier gilt dass einige Mail- oder aber Antivirenprogramme dieses blockieren könnten.
  Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie einer bedeutenden Firma oder aber Behörde ein Angebot senden und damit Eindruck hinterlasen möchten
• Nutzen Sie keine “Spielereien” wie Empfangsbestätigungen oder ähnliches.
  Dieses wirkt eher unseriös.
• Besonderere Hinweise für Angebote an grössere Instiutionen und Behörden:
  Unabhängig davon, dass ein Angebot an große Instituionen und Behörden idealerweise in einer förmlichen Darstellen wie einem gestalteten PDF-Dokument erfolgen sollte ist hier zu beachten, dass diese Angebot länger verbindlich, sprich gültig, sein sollten.
  Hier ist es nämlich meist so, dass von der Preisermittlung bis hin zur Auftragserteilung Wochen wenn nicht gar Monate vergehen.
  Ein anderer wichtiger Aspekt ist, dass große Firmen, Institutionen und Behörden meist eine Lieferung auf offene Rechnung erwarten !

Fazit:
In ein persönliches Angebot gehören:Absender, Infos zum Verfasse Preis, Versandkosten, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Verbindlichkeit, Datum, Bestellart
Der Vermerk auf die Mehrwertsteuer ist nicht zu vergessen.
Ein persönliches Angebot ist im Unterschied zum Artikel im Shop verbindlich.
Das persönliche Angebot sollte als “einfache” Textmail ohne Schnickschnack und Grafiken versendet werden-es sollte nicht als PDF oder aber WORD-Datei verschickt werden!